¿Cómo ingresar la documentación al Archivo?
1) Contactar a las autoridades del Archivo General de Gobierno para coordinar el día del envío.
2) Previo envío de la documentación, el representante de la repartición deberá llenar el formulario correspondiente con los datos pertinentes (ver Formulario Número 1).
3) Controlada la documentación por el Archivo General de Gobierno, se elabora el Acta de Recepción correspondiente: quedando el original en la repartición productora y una copia de la misma en el Archivo (ver Modelo de Acta de Recepción).
Recomendaciones para el Envío de Documentos Dispositivos Originales
El Archivo de Gobierno recibe para su conservación y preservación los originales de Decretos del Poder Ejecutivo Provincial, Leyes Provinciales y Resoluciones Ministeriales. El ingreso de Documentos Dispositivos de otras jerarquías orgánicas (Secretarías, Subsecretarías, Direcciones, etc) quedan sujetas a la consideración de la autoridad del Archivo de Gobierno. También, recibe para su conservación y preservación los Documentos Dispositivos Originales de áreas del Gobierno de la Provincia de Córdoba que cesen en sus funciones o se privaticen. Guiará el tratamiento a darle, al resto de los documentos de dichas áreas.
PROCEDIMIENTO
Se transfieren al Archivo de Gobierno los Documentos Dispositivos en su calidad ORIGINAL, cada 8 años, como período máximo de retención en las oficinas productoras o en Archivos Sectoriales.
Los documentos a remitir, deben estar en buenas condiciones físicas. Es decir limpios, sin roturas, ni arrugados, ni ajados, sin escrituras tipo borrador, sin cintas ni papeles adhesivos; sin ganchos de ningún tipo, ni perforación alguna.
Los documentos deben estar ordenados y clasificados correctamente. Se ordenan en cajas por serie (Decretos o Resoluciones); con clasificación cronológico-numérico (se respeta en cada año su orden numérico). Estas unidades de conservación deberán estar rotuladas, identificando: Oficina Productora, Nombre de la Serie (Decretos o Resoluciones), Año , Numeración de los documentos y Número de la caja.
La oficina productora procederá a un control de sus documentos previo al envío de ellos, al Archivo de Gobierno. Verificará su integridad y descartará fotocopias del mismo, como así también todo otro documento que no sea parte del original.
Se remiten junto a los documentos originales, los Libros de Registro Oficial y Auxiliares Descriptivos (Índices, Registros, Listados, etc.).
