Preguntas frecuentes sobre mutuales

Índice temático:

1- Acta de Asamblea: Formalidades y Contenidos.

2- Cuarto Intermedio en las Asambleas.

3- Elección de Autoridades.

3.1- Junta Electoral.

3.2- Datos que debe contener el acta de Asamblea en los casos de elección de autoridades.

4- Padrón de Asociados.

5- Libros Contables y Sociales de carácter obligatorio.

5.1- Registro de Asociados.

5.2- Prohibiciones con respecto a los libros sociales.

5.3- Extravío de los libros.

5.4- Procedimiento para implementar la contabilidad mecanizada.

5.5- Servicio de Vivienda.

6- Del Órgano Directivo

6.1- Requisitos para ser miembro.

6.2- Duración del mandato.

6.3- Responsabilidad de la Gestión.

6.4- Reuniones.

6.5- Deberes y atribuciones.

7- Memoria Anual: Pautas para su confección.

8- De la Junta Fiscalizadora

8.1- Reuniones.

8.2- Temario.

8.3- Deberes y Atribuciones.

9- Parentesco entre los miembros de los Órganos Sociales.

10- Retribuciones a Consejo Directivo y Junta Fiscalizadora.

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1- ACTA DE ASAMBLEA: FORMALIDADES Y CONTENIDO

Res. 729/78 – Anexo 4

* Número de acta y clase de asamblea.

* Lugar, fecha y hora de celebración (hora de convocatoria y hora en que se inicia).

* Socios: Consignar cantidad con que cuenta la entidad para participar en la asamblea y cantidad de asistentes a la misma. (Indicar el folio del registro de asistencia a asambleas donde conste la firma de asociados presentes).

* Orden del día: Realizar su transcripción.

* Asociados designados: Nombre y apellido de dos asociados designados en la asamblea para firmar el acta.

* Consideraciones: Reseña de consideraciones vertidas por los participantes con relación al tratamiento del orden del día.

* Votación: Forma y resultados obtenidos de cada punto tratado. Cantidad de: votos a favor, en contra y abstenciones.

Cuando por Ley o estatutos se exija mayoría especial, se indicará el número de socios presentes en el momento de la votación.

* Abstención: indicar la abstención de los miembros del Consejo Directivo y de la Junta Fiscalizadora en aquellos puntos en que por ley están excluidos de hacerlo.

* Memoria, Balance e Inventario, Cuadro demostrativo de Gastos y Recursos: Incluir los números de folios en que están asentados en los libros respectivos.

* Estatutos y Reglamentos: Cuando se consideren y reformen, deberá transcribirse en el acta, en forma completa, el texto aprobado.

* Acta firmada por: Presidente, Secretario y dos asociados designados por la asamblea a tal efecto.

* Transcripción de Acta: deberá ser transcripta y firmada en el libro dentro de los diez días subsiguientes al acto.

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2- CUARTO INTERMEDIO EN LAS ASAMBLEAS

Res. 1092/79

* Plazos: Se puede resolver el pase a cuarto intermedio, una o más veces, dentro de los treinta días corridos a contar desde el día siguiente de la iniciación del acto.

o Dicho plazo podrá ser ampliado por una sola vez y por el mismo tiempo por la autoridad de aplicación cuando la entidad, por motivos fundados, lo solicite.

o Se dejará constancia en el acta: el día, la hora y el lugar de la reanudación.

* Actas: De cada reunión se confeccionará acta.

* Local: Con el voto favorable de las tres cuartas partes de los asociados presentes se podrá continuar el acto en otro local. (Dentro de la jurisdicción del domicilio de la entidad).

* Participación de asociados: Pueden hacerlo los que no se encontraban presentes al iniciarse la asamblea y firmar el libro correspondiente. (Siempre que lo considere el estatuto o el reglamento).

* Comunicación a asociados ausentes: La asamblea resuelve si se cursa comunicación y el modo de hacerlo, dejando constancia en el acta

* Comunicación al Organismo de Contralor: Dentro de las 48 horas de haber dispuesto el cuarto intermedio, indicando: día, hora, lugar y los puntos pendientes del orden del día.

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3- ELECCIÓN DE AUTORIDADES

 Art. 23 de la Ley 20321

* La elección y la renovación se efectuará por voto secreto, en forma personal o por correo.

* En caso de lista única se proclamará directamente en el acto eleccionario.

* Las listas de candidatos serán oficializadas por el Órgano Directivo con quince días hábiles de anticipación al acto eleccionario.

Se tendrá en cuenta:

* Que los candidatos reúnan las condiciones requeridas por el estatuto.

* Que hayan presentado su conformidad por escrito y estén apoyados con la firma de no menos del 1% de los socios con derecho a voto.

* Las impugnaciones serán tratadas por la asamblea antes del acto eleccionario.

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3.1- Junta Electoral.

Arts. 51 y 52 del Estatuto Social

* Estará integrada por un miembro del Consejo Directivo éste, quien la presidirá y los apoderados o representantes de las listas que se postulen.

* Será la encargada de la recepción de los votos, fiscalización y escrutinio.

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3.2- Datos que debe contener el Acta de Asamblea en estos casos.

 Res. 729/78 – Anexo 5

* Junta Electoral:

o Datos personales y forma de elección.

* Listas de Candidatos:

o Nombre, Apellido y número de documento de los candidatos admitidos como participantes.

* Recepción de votos:

o Mecanismo y decisiones adoptadas por la Junta Electoral antes y durante el transcurso del plazo para la emisión del sufragio. (Día, hora y lugar de constitución de las mesas).

* Procedimiento para efectuar el escrutinio:

o Conducta y presencia de los apoderados o representantes de las listas, si los hubiere.

* Constancia de:

o Reserva, impugnación o reclamo de los apoderados.

* Resultado del escrutinio:

o Votos emitidos; anulados; adjudicados por lista; lista triunfadora.

* Forma de proclamación:

o Forma de acuerdo con las exigencias estatutarias.

* Acta:

o Se elabora y firma el mismo día de la elección, dejándose constancia de la presencia del veedor designado por la autoridad competente.

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4- PADRÓN DE ASOCIADOS

Art. 20 de la Ley 20.321

Deberá estar en la mutual a disposición de los asociados, con una anticipación de treinta días a la fecha de las mismas.

Res. 983/83

Datos Mínimos:

* Nombre y apellido del asociado; número de asociado; fecha de ingreso a la mutual; número de documento de identidad; domicilio particular.

* Los datos podrán ser complementados con otros que considere necesario la entidad.

* Debe estar actualizado a la fecha referida en el Art. 20.

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5- LIBROS SOCIALES Y CONTABLES OBLIGATORIOS.

 Resolución 115/88

* Diario

* Caja

* Inventario y Balances.

* Actas de Asambleas

* Actas de Consejo Directivo

* Actas de Reuniones de Junta Fiscalizadora

* Registro de Asistencias a Asambleas

* Registro de Asociados.

Podrán rubricar cualquier otro libro social.

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5.1- Registro de asociados.

* Podrá ser libro de hojas fijas o sistema de fichas especiales.

* Datos que debe contener: Apellido y nombre; Categoría a que pertenece; fecha de ingreso; medidas disciplinarias adoptadas respecto a su conducta; fecha de egreso ( renuncia, exclusión o expulsión); domicilio particular; documentación personal; cualquier otro dato necesario.

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5.2- Prohibiciones (con respecto a los libros sociales)

* En ningún caso podrán ser retirados del domicilio social salvo disposición en contrario emanada del INAES u Organismo competente.

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5.3- Extravío de los libros sociales.

* Efectuarán la correspondiente denuncia ante la autoridad policial presentando constancia de esto al solicitar el reemplazo del libro extraviado.

* Deben dejar asentado en el acta de sesiones del Consejo Directivo y comunicándose a la Junta Fiscalizadora sobre lo acontecido.

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5.4- Procedimiento para implementar contabilidad mecanizada en las mutuales:

 Res. 115/88

* El INAES o los Organismos Provinciales podrán autorizar mediante resolución el empleo de medios mecánicos de registración contable, debiendo las mutuales solicitar la autorización correspondiente.

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5.5- Servicio de Vivienda.

 Res. 134/76

* Deben llevar el libro de Contabilidad de Presupuesto estableciendo los requisitos necesarios.

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6- DEL ÓRGANO DIRECTIVO.

6.1- Requisitos para ser miembro.

Art. 13 de la Ley Orgánica 20.321

* No podrá exigírseles una antigüedad como socios mayor de dos años.

* No podrán ser electos quienes se encuentren:

o Fallidos, concursados civilmente y no rehabilitados.

o Condenados por delitos dolosos.

o Inhabilitados por el Instituto Nacional de Acción Mutual o por el Banco Central de la República Argentina mientras dure su inhabilitación.

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6.2- Duración del mandato.

Art. 14 de la Ley 20.321

* El mandato no podrá exceder de cuatro años.

* Podrán ser reelectos por simple mayoría de votos.

* Los mandatos podrán ser revocados en Asamblea Extraordinaria convocada a tal efecto y por decisión de los 2/3 de los asociados asistentes a la misma.

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6.3- Responsabilidad de la Gestión.

Art. 15 de la Ley 20.321

* Los miembros del Consejo Directivo y de la Junta Fiscalizadora son solidariamente responsables del manejo e inversión de los fondos sociales y de la gestión administrativa durante el término de su mandato y ejercicio de sus funciones, salvo que existiera constancia fehaciente de su oposición al acto que perjudique los intereses de la asociación.

* Son responsables asimismo de las multas que se apliquen a la asociación, por cualquier infracción a la Ley 20.321 o a las resoluciones dictadas por el INACyM.

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6.4- Reuniones

Res. 1129/81 – Ex INAM

* El Estatuto de cada mutual establecerá que el Órgano Directivo deberá reunirse una vez por mes.

* Las actas de las reuniones deben ser asentadas en el libro respectivo dentro de los diez días corridos posteriores a la fecha de la sesión.

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6.5- Deberes y atribuciones.

Art. 16º de la Ley 20.321

Sin perjuicio de otros que les confieran los estatutos, serán los siguientes:

1. Ejecutar las resoluciones de las Asambleas, cumplir y hacer cumplir el estatuto y los reglamentos.

2. Ejercer en general todas aquellas funciones inherentes a la dirección, administración y representación de la asociación, quedando facultado a este respecto para resolver por sí los casos no previstos en el estatuto, interpretándolo si fuera necesario, con cargo de dar cuenta a la Asamblea más próxima que se celebre.

3. Convocar a Asambleas.

4. Resolver sobre la admisión, exclusión o expulsión.

5. Crear o suprimir empleos, fijar remuneración, adoptar las sanciones que correspondan a quiénes los ocupen, contratar todos los servicios que sean necesarios para el mejor logro de los fines sociales.

6. Presentar a la Asamblea General Ordinaria: la Memoria, Balance General, Inventario, Cuenta de Gastos y Recursos e Informe del Órgano de Fiscalización correspondiente al ejercicio fenecido.

7. Establecer los servicios y beneficios sociales y sus modificaciones y dictar sus reglamentaciones que deberán ser aprobados por la Asamblea.

8. Poner en conocimiento de los socios, en forma clara y directa, los estatutos y reglamentos aprobados por el Instituto Nacional de Acción Mutual.

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7- MEMORIA ANUAL: PAUTAS PARA SU CONFECCIÓN.

Res. 729/78 – Anexo 2

 Debe contener todo lo actuado por la Comisión Directiva, ya que se trata de la rendición de Cuentas de la Gestión Administrativa .

MODELO ESTIMATIVO:

* Período comprendido, año de la gestión administrativa.

* Describir estado en que se recibe la institución o estado en que se dejara el ejercicio anterior.

Cantidad de asociados:

* Al finalizar el ejercicio anterior y en la actualidad: total de asociados. (Activos, Adherentes, Participantes, etc.).

* Altas y bajas durante el ejercicio.

Prestaciones:

* Enumerar el desarrollo de cada prestación de servicios y la forma como fue utilizada por los asociados.

* Señalar sí la prestación esta reglamentada.

Gestiones:

* Convenios firmados: enumerarlos, fecha de vigencia y condiciones.

* Si los servicios fueron utilizados: si cubren las necesidades o no de la masa societaria.

* Actividades socio-culturales.

Cantidad de reuniones del Consejo Directivo.

Cuotas Sociales.

Varios:

* Sanciones aplicadas a la entidad.

* Cuestiones pendientes con la justicia.

* Causas de realización de asamblea fuera de término.

* Servicio de Ayuda económica: tasas de interés, plazos, etc.

* Constitución de reservas especiales.

* Causas de variaciones entre activo y pasivo.

* Inventario y ventas de Bienes de uso; imposiciones a plazo fijo.

* Referencias sobre revaluación de bienes y de activos gravados con hipoteca, prendas u otros derechos reales.

* Explicaciones sobre gastos extraordinarios.

* Avales y garantías a favor de terceros.

* Relaciones con federaciones y confederaciones.

* Retribuciones del Consejo Directivo y del Órgano de fiscalización.

* Modificación de la situación financiera y/o económica; futuras operaciones o actividades socioculturales .

* Fecha, firma del Presidente y Secretario (aclarar firmas y cargos).

Nota: Tener presente al elaborar la Memoria, que ésta debe responder todas las preguntas que surjan de la lectura del Balance.

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8- DE LA JUNTA FISCALIZADORA

Res.1130/81 Ex INAM y Res. 729/78 – Anexo 3

8.1. Reuniones.

Deberá reunirse una vez por mes como mínimo.

8.2. Temas a considerar.

* Arqueos y comprobaciones practicadas: fecha y resultados obtenidos.

* Examen de libros y documentos: fecha y observaciones.

* Control de ingresos; dictamen anual sobre memoria, balance, inventario y cuenta de gastos y recursos.

* Verificación acerca del cumplimiento de las Leyes, resoluciones, estatuto, reglamentos y condiciones en que se otorgan beneficios sociales.

* Las actas deberán ser transcriptas en el libro correspondiente, dentro de los quince días posteriores a la reunión. Las mismas deberán ser notificadas al Órgano Directivo.

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8.3- Deberes y atribuciones.

Art. 17 de la Ley 20.321

Sin perjuicio de otros que les confieran los estatutos, serán los siguientes:

1. Fiscalizar la administración, comprobando mediante arqueos el estado de las disponibilidades en caja y bancos.

2. Examinar los libros y documentos de la asociación, como asimismo efectuar el control de los ingresos, por períodos no mayor a los tres meses.

3. Asistir a las reuniones del Órgano Directivo y firmar las actas respectivas.

4. Dictaminar sobre la Memoria, Balance General, Inventario, Cuenta de Gastos y Recursos, presentados por el Órgano Directivo.

5. Convocar a asamblea ordinaria cuando omitiera hacerlo el Órgano Directivo.

6. Solicitar al Órgano Directivo la convocatoria a Asamblea Extraordinaria cuando lo juzgue conveniente, elevando los antecedentes al Instituto Nacional de Acción Mutual cuando dicho órgano se negase a ello.

7. Verificar el cumplimiento de las leyes, resoluciones, estatutos y reglamentos, en especial en lo referente a los derechos y obligaciones de los asociados y las condiciones en que se otorgan beneficios sociales.

El Órgano de Fiscalización cuidará de ejercer sus funciones de modo que no entorpezca la regularidad de la administración social.

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9- PARENTESCO ENTRE LOS MIEMBROS DE LOS ÓRGANOS SOCIALES.

Res.189/84 ex INAM

Las mutuales pueden establecer en su estatuto social que no podrán ser electos para integrar el órgano directivo los cónyuges o parientes por consanguinidad, hasta el segundo grado inclusive, de la Junta Fiscalizadora y recíprocamente.

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10- RETRIBUCIONES A LOS MIEMBROS DEL CONSEJO DIRECTIVO Y LA JUNTA FISCALIZADORA

Res. 152/90 Ex INAM

* Cualquier tipo de retribución que se otorgue deberá responder a trabajos efectivamente realizados.

* Las retribuciones y otros gastos serán resueltos en reunión de Comisión Directiva ad-referendum de la primera Asamblea General Ordinaria.

* Los integrantes de la Junta Fiscalizadora deberá arbitrar los controles para que la asamblea de asociados se encuentre informada de que las retribuciones responden a trabajos efectivamente realizados.